Homeoffice und kein Ende – Wie Führungsarbeit auf Distanz erfolgreich funktioniert

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Mitarbeiter*innen, die kaum Orientierung und Wertschätzung durch ihre Führungskräfte erfahren, sind weniger motiviert, häufiger krank und machen eher Dienst nach Vorschrift. Gerade jetzt zu Coronazeiten, wo stärker als je zuvor auf Abstand geführt wird, kommt der Führungsrolle im Unternehmen eine ganz besondere Verantwortung zu. Ein wesentlicher Schlüssel für gekonntes Führen auf Abstand liegt in einem konsequenten ziel- und ergebnisorientierten Führungsstil – verbunden mit einem positiven mentalen Sponsorship.

Die ernstgemeinte Wertschätzung wird damit zur Voraussetzung für die Wertschöpfung eines Teams oder Unternehmens – und nicht umgekehrt.

Auch wenn es wie eine Trivialität erscheint: Unklare Erwartungen führen zu unklaren Ergebnissen. Besteht im normalen Büroalltag die Möglichkeit, Unschärfen im kurzen Bürogespräch auszugleichen, gelingt dies im Onlinealltag der Pandemie deutlich schlechter. Im Büro können die Beschäftigten einfach kurz nachfragen, wie etwas genau gemeint war oder wie man die Anweisung des Vorgesetzten zu verstehen habe.

In den Online-Meetings unseres heutigen Alltags fallen diese Klärungen oftmals aus und die Mitarbeiter*innen sitzen nach dem Meeting zu Hause an ihrem Bildschirm und grübeln darüber, was die Anweisung konkret bedeutet. Diese sogenannten offenen Loops der Kommunikation sind Suchschleifen, die wir fast zwanghaft mit den Erfahrungen zu schließen versuchen, die wir bisher gemacht haben. Geben unsere Erfahrungen nicht die nötige Information her oder war die Anweisung für den Empfänger schlicht zu unscharf, führt dies fast zwangsläufig zu Fehlinterpretationen.

Während erfahrene Mitarbeitende hier meist auf einen entsprechenden Fundus an Erfahrungen zugreifen können, sind neue oder weniger erfahrene Beschäftigte hier schnell auf verlorenem Posten. Dabei ist es völlig egal, ob diese intellektuell anspruchsvolle oder einfache Arbeiten verrichten sollen. Entscheidend ist, dass die natürlichen Rückkopplungs-Mechanismen nicht funktionieren. Und die Wenigsten stellen für eine Rückfrage direkt wieder einen neuen Online-Termin ein.

Für die Führungsarbeit bedeutet dies, dass Führungskräfte viel mehr als je zuvor genau rückkoppeln müssen, ob die gewünschten Ziele und Ergebnisqualitäten verstanden worden sind. Und da sich viele Mitarbeiter*innen nicht trauen, dem Chef oder der Chefin zu sagen, dass sie etwas nicht verstanden haben, sind die Vorgesetzten gefordert, gezielt und wertschätzend nachzufragen.

Da die Führungskräfte die Arbeit ihrer Beschäftigten derzeit häufig aus der Ferne steuern, lässt sich das WIE der Arbeit kaum noch beeinflussen. Erforderlich ist daher das empathische Klären des WOZU (Sinnhaftigkeit), des WARUM (ableitende Begründung) und des WAS (konkrete Arbeitspakete).

Ohne empathische Rückkopplung keine klaren Ziele

Zielorientiertes Führen steht zwar bei jedem Führungskräfte-Training auf dem Programm. Jeder will natürlich Ziele erreichen, doch diese mitzuteilen, stellt viele Vorgesetzte vor große Herausforderungen.

Wenn Mitarbeitende Ziele nicht verstehen, wird dies schnell mit mangelnder Bereitschaft, Engagement oder fehlender Begabung gleichgesetzt. Vielen Führungskräften ist dabei nicht bewusst, wie kommunikativ unvollständig häufig ihre Anweisungen sind.

Ursächlich hierfür ist, dass jeder Mensch, wenn er einem anderen eine Idee, eine Vorstellung, ein Ziel mitteilen will, dies aus dem Raum des eigenen drei-dimensionalen Erlebens – mit allen seinen inneren Bildern und Gefühlen – in eine ein-dimensionale Sprache übersetzt. Der Empfänger muss diese dann wieder in sein drei-dimensionales Erleben zurückübersetzen. Verstehen beruht damit sehr stark darauf, ob es gelingt, die Welt des Erlebens und Verstehens beim Empfänger zu erreichen. Dies ist ein viel komplexerer Vorgang als wir denken und einer der Hauptgründe für viele Missverständnisse.

Um hier die Wahrscheinlichkeit zu senken, gilt es in einem ersten Schritt, ein gemeinsames Bild des Ziels zu schaffen. In einem zweiten Schritt ist es wichtig, immer wieder rückzukoppeln, ob die Vorstellungen deckungsgleich sind. Dies klingt im ersten Moment nach einem aufwändigen Prozess. Doch je komplexer die Aufgabenstellung wird, desto wichtiger sind diese Rückkopplungs-Mechanismen. Erfolgt dies nicht oder wird der Mitarbeiter später sogar unter Rechtfertigungsdruck gebracht, weil er nicht die hellseherische Fähigkeit hatte, die Vorstellung des Chefs richtig zu interpretieren, entstehen schnell Eskalationsschleifen, die mehr Zeit und im Zweifelsfall viel Geld kosten. Die Zeit, die in die Zielklärung gesteckt wird, ist damit essenziell für die Produktivität des gesamten Teams.

Vertrauen ist die Voraussetzung für Verbindlichkeit – Positives Sponsorship als zentraler Schlüssel

Damit dieser Prozess gut gelingt, braucht es vor allem Vertrauen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen. Dies ist von hoher Bedeutung, da Vertrauen der Primärfilter der Wahrnehmung ist. Gibt es nur leise Zweifel, ob wir einer Person vertrauen können, werden alle nachfolgenden Informationen durch weitere Prüffilter geschickt, um die Glaubwürdigkeit der Wahrnehmung zu überprüfen.

Für die Vertrauensbildung sind Wertschätzung und Würdigung der Arbeitsergebnisse extrem wichtig. Dabei geht es jedoch nicht um das laute, schulterschlagende „Toll gemacht“, sondern um die ernsthafte Würdigung der geleisteten Arbeit. Hier passt z.B. ein kongruentes „Danke, Frau Müller, Ihre Kreativität hat uns als Team wirklich weitergebracht“. Dieses positive mentale Sponsorschip sichert und erhält die Verbindlichkeit und die Zugehörigkeit im Team.

Die Verbindung aus klarer ziel- und ergebnisorientierter Führung mit ernsthafter Wertschätzung waren auch schon vor der Pandemie wichtige Führungsinstrumente. Doch beim Führen auf Abstand werden sie zum zentralen Schlüssel, damit ein Team dauerhaft in einem guten Zustand bleibt.

Fällt nur eines dieser Grundelemente aus oder werden diese nicht konsequent durch die Führung gelebt, sinkt im Homeoffice rasch die Verbindlichkeit gegenüber dem Team. Das Gefühl „nicht mehr so richtig dazuzugehören“ und „mit den Aufgaben alleingelassen zu sein“, kann dann schnell greifen.

Die Tücken des Home-Office und Chancen für die Remotearbeit

Gerade im Homeoffice werden kleine Missverständnisse durch den fehlenden Kontakt schnell zu größeren Irritationen, da eine unmittelbare Aufklärung nur bedingt möglich ist. Da reicht es schon, dass eine Person nicht im Verteiler zu einem Online-Meeting ist, um diese Form der Irritation auszulösen. Doch auch, wenn alle online sind, entsteht diese Irritation z.B. dort, wo parallel zum Online-Meeting E-Mails oder Chats beantwortet werden. Dies führt zu einer verdeckten Kommunikation, die erhebliche Irritationen auslöst, da die sichtbare Mikro-Mimik nicht mit der Kommunikation im Meeting zusammenpasst.

Fühlt sich ein/e Mitarbeiter*in durch die Führungskräfte nicht ernsthaft gewürdigt und gut geführt, gibt es für ihn/sie auch wenig Grund, die volle Leistung einzubringen. „Für jeden Mitarbeitenden im Team sind klare Zielorientierung und ernsthafte Würdigung der Schlüssel, damit Verbindlichkeit, Zugehörigkeit und Sinnhaftigkeit des eigenen Tuns erlebt werden können. Diese beiden Faktoren sind die entscheidende Motivationsquelle. Der Schlüssel für ein gelungenes und produktives Miteinander lebt von der Bereitschaft, immer wieder mit einer zutiefst positiven Grundhaltung auf alle Teammitglieder zuzugehen. Und das ist völlig unabhängig davon, ob die Kommunikation online oder live stattfindet“, betont Ekkehart Padberg, Geschäftsführer der Padberg-Beratung.

Fazit

„Dort, wo Ziele wirklich im Sinne eines gegenseitigen Verstehens ernsthaft rückgekoppelt werden und wo wir uns ernsthaft wertgeschätzt erleben, öffnet sich unsere Wahrnehmung wie von allein. Dann sind wir in der Lage, den Überblick zu behalten, richtig zu priorisieren und sachgerechte Entscheidungen zu fällen. Ist diese Wertschätzung nicht nur auf uns selbst bezogen, sondern auch auf unsere Kolleg*innen und das Umfeld, in dem wir tätig sind, entsteht eine gute Basis für Vertrauen zu uns selbst und anderen“, so Ekkehart Padberg.

In der Beratung, den Trainings, Ausbildungen und Coachings der Padberg-Beratung ist die Vermittlung des positiven Sponsorship seit Jahren fester Bestandteil. „Gute und leistungsbereite Mitarbeiter*innen sind kein Zufall, sondern das Ergebnis empathischer, zielorientierter und wertschätzender Führung. Dort wo es gelingt, echtes Vertrauen in einem Team zu schaffen, ist es ein natürlicher Antrieb der Beteiligten, das gemeinsame Wollen zum Erfolg zu bringen. Denn eins ist sicher: Wertschätzung schafft die Wertschöpfung und nicht umgekehrt“, resümiert er.