Acht Regeln für erfolgreiches Projekt-Management und Projekt-Review

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Acht Regeln für erfolgreiches Projekt-Management und Projekt-Review

Von Ekkehart Padberg

Srcuming, Agile Projektgestaltung, Design Thinking: Immer neue Methoden versprechen ein optimiertes Projektmanagement oder Projekt-Review. Doch wer sein Projekt erfolgreich ins Ziel bringen will, sollte in erster Linie auf die elementaren zwischenmenschlichen Faktoren achten. Gibt es zwischen den Beteiligten auf der Beziehungsebene Verwerfungen oder Missverständnisse, nützt auch die beste Methodik nichts. Acht Regeln zeigen, worauf es ankommt.

Ohne systematische und regelmäßige Projekt-Review-Schleifen, sind Projekte ständig in Gefahr zu entgleisen.

Aus den fast 20 Jahren, in denen die Padberg-Beratung Unternehmen bei der Realisierung von Projekten und Change-Prozessen begleitet, lassen sich einige zentrale zwischenmenschliche Regeln für ein gelungenes Projektmanagement und Projekt-Review ableiten:

1. Ohne hohe erkennbare Sinnhaftigkeit des Projektes für das Unternehmen, die beteiligten Projektmitarbeiter und die späteren Nutzer, wird das Projekt auf Dauer keine Unterstützung erfahren. Es gehen schlicht die Unterstützer und Sponsoren verloren. Das bedeutet, dass von Anfang an die Sinnhaftigkeit klar sein muss. Was wird erlebbar anders, wenn das Projekt gelungen ist? Gibt es z.B. ein konkretes Zielbild?

2. Ein gutes Miteinander ist elementar für den Projekterfolg. Es klingt banal und ist doch der Kern: Wo der Kontakt zwischen den Beteiligten besonders gut ist, gibt es die wenigsten Missverständnisse. Denn ohne die Bereitschaft eines anderen Menschen, uns kommunikativ dort „abzuholen“, wo wir stehen, gewähren wir keinen Kontakt. Vertrauen kann nur dort wachsen, wo wir uns gut verstanden fühlen. Und je besser Kontakt und Vertrauen gegeben sind, desto eher sind wir bereit, uns auf den anderen einzulassen und ihn zu verstehen. Aus diesem Vertrauen und Verstehen erwächst dann die für das Projekt notwendige Kompetenzzuschreibung.

3. Klarer Fokus auf den maximalen Nutzeneffekt. Projekte jeglicher Art müssen für den Endnutzer eine deutliche Verbesserung zum bisherigen Zustand darstellen. Ist der Effekt zu klein, bleiben die Beteiligten gerne bei den Lösungen, die sie durch Gewohnheit kennen. Das bedeutet die Projekte so zu gestalten, dass diese auf das Wesentliche konzentriert bleiben und nicht ausufern.

4. Von Beginn an müssen die Konsequenzen klar sein, die mit der Umsetzung des Projektes im positiven und negativen Sinne verbunden sind. Nicht benannte und befürchtete Konsequenzen können ein Projekt erheblich bremsen oder sogar blockieren. Da, wo die Blockade offen sichtbar und ebenso offen kommuniziert wird, ist diese relativ einfach handhabbar. Dort jedoch, wo eine offene Ansprache in der Kultur des Projektes oder des Unternehmens nicht möglich ist, wird diese verdeckt erfolgen und wie eine schleichende Lähmung das Projekt blockieren.

5. Die Rollenklarheit aller Beteiligter ist eine notwendige Bedingung für Effektivität und Effizienz im Projekt. Gibt es hier Aufgaben-, Kompetenz- und/oder Verantwortlichkeitsüberschneidungen, kommt es immer wieder zu Positionskämpfen.

Entlastung durch externes Projektcoaching

6. Große Projektmeetings sind gut für große Meilensteine, aber nicht für einen effektiven Projektablauf. Große Meetings sind wichtig für die Roadmap des gesamten Projektes. Kleine Arbeitsteams, die mit den unmittelbaren Nutzern entlang des Geschäftsprozesses Lösungen erarbeiten, sind ein wesentlicher Projektbeschleuniger und Garant für die Wirtschaftlichkeit des Projektes. Dieses Vorgehen braucht allerdings eine zentrale Person, die die Fäden zwischen den kleinen Teams koordiniert und zusammenhält.

7. Es gibt keine Projekte ohne Irritationen. Projekte dienen dazu, Dinge zu verändern, sonst gäbe es sie nicht. Demzufolge wirkt sich das Projekt auf die bisherigen Gewohnheiten und das bekannte Arbeitsumfeld aus. Bei vielen Menschen löst das unabhängig von der Hierarchieebene Verunsicherung aus.

Ein positives und wertschätzendes Umgehen mit den Ängsten und Befürchtungen, ist daher ein wesentlicher Teil der Projekthygiene. Wird es geschickt genutzt, ist es ein wertvolles unterstützendes Korrektiv im Projektablauf.

8. Projektarbeit verträgt sich nur bedingt mit der Tätigkeit in der Linie. Die für das Projekt ausgewählten Mitarbeiter sind üblicherweise diejenigen, die auch in der Linie besonders leistungsfähig sind. Normalerweise erfolgt daher keine vollständige Freistellung, sondern die Projektarbeit wird auf das vorhandene Arbeitspensum aufgesattelt. Hier greift auch der Ansatz der kleinen Arbeitsteams. Als wesentliche Bedingung für ein erfolgreiches Projektmanagement gilt es die Leistungsträger einzubinden, ohne sie in ihrer normalen Tätigkeit zu blockieren.

Die Erfahrungen der Padberg-Beratung zeigen, dass viele Unternehmen es als große Entlastung erleben, wenn das Projekt durch einen externen Projektcoach gesteuert wird.

Er wird üblicherweise in direkter Verlängerung des Auftraggebers tätig und koordiniert für diesen sowohl die internen als auch die externen Ressourcen, wie z.B. Beratungsunternehmen oder IT-Firmen. Aufgrund dieser Position ist er eine unmittelbare Ressourcenerweiterung des Auftraggebers und gleichzeitig unabhängig gegenüber Mitarbeitern und anderen externen Dienstleistern.

Mit dieser Vorgehensweise hat die Padberg-Beratung bereits vor einigen Jahren gemeinsam mit der KHD Humboldt WEDAG den Gold Award für eine große SAP Einführung gewonnen.

Fazit
Die zwischenmenschlichen Aspekte sind ein vielfach unterschätzter Faktor für gelungenes Projektmanagement und Projekt-Review. Die acht Regeln sind ein hervorragendes Instrumentarium, um ein Projekt immer wieder in kurzen Abständen zu hinterfragen. Denn gibt es in einem dieser Bereich eine Schieflage, ist normalerweise das gesamte Projekt gefährdet. Hier kurz innezuhalten und ggf. das Projekt neu zu justieren, ist eine gut investierte Zeit. Ist das nicht der Fall, setzen sich Missverständnisse und Irritationen im Projekt oftmals wie ein Virus fort. Sie können im schlimmsten Fall das Projekt zerstören und die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens gefährden.